お客様からのメールが届かなくなる”その前”に
サロンオーナーがお客様とのやり取りするとき、最近はLINE@やFacebookメッセンジャーが人気とはいえ、まだまだ従来型のメールも生命線の１つです。
先日、「お客様からのメールが届かなくなった」というご相談をいただいたので、その解決方法と、”そうなる前”にサロン側で対策できることをお伝えしていきます。
サロンの独自ドメインメールって？
まずは、「そもそも、独自ドメインのメールって何？」というお話からしていきます。
多くの人が、Gmailなどを活用されていると思います。Hotmailや、ヤフーメールの場合もあるでしょう。
例えばGmailであれば「hogehoge@gmail.com」などのメールアドレスを使ってやり取りをしているはずです。
一方で独自ドメインメールというのは、どんなものでしょうか。
まず、独自ドメインというのは、あなたのお店だけで使うことができるアドレスのことです。
例えば今見ていただいているホームページは、「healing-solutions.jp」というサイトですが、この「healing-solutions.jp」というドメインはぼくが所有しているので、このドメインを使えるのはぼく（自社）だけです。
一方で、「ameblo.jp」などは、そこでみんながブログを書いていて、「ameblo.jp/your_blog」のようなアドレスを複数の人が所有しています。
この場合、アメブロにとっては「ameblo.jp」は独自ドメインですが、利用者さんにとっては「ameblo.jp/your_blog」というドメインを借りているので「独自ドメイン」とは言えません。
このように、自分が所有しているドメインを使ってやり取りができる「hogehoge@healing-solutions.jp」などのメールアドレスのことを、「独自ドメインメール」と呼ぶことがあります。
一般的な呼び方としては、「独自ドメインのメールアドレス」という場合もあります。
一方で、hogehoge@gmail.com のように、誰かのサービスの中でメールを「使わせていただいている」場合は、「フリーメール」と言われます。
ドメインメールを使うメリット
独自ドメインのメールを使うメリットについて、多くの方が勘違いをしている部分があるようです。
というのを、独自ドメインメールのメリットと考えている方が多いです。
もちろん、それらも間違っているわけではないのですが、肝心な部分が抜けています。
独自ドメインメールを使う最大のメリットは、とても乱暴にいうと「迷惑メールに入らないように」というのが大きいです。
独自ドメインメールを使っているのに迷惑メールに入る可能性については、後ほど触れて行くとして、なぜ迷惑メール対策に独自ドメインメールが必要なのか、お話をします。
あなたのサロンのホームページには、ご予約フォームや、お問い合わせフォームが存在しているかと思います。
外部のサービスであるフォームズなどを利用している方は当てはまりませんが、例えばWordPressであればContactform7というプラグインを使ってお問い合わせフォームを作っている方も多くいらっしゃります。
そうすると、「自動返信メール」というものを設定するはずです。
お客様が、メールフォームでお問い合わせくださったときに、自動的に「お問い合わせありがとうございました」という返信をするものです。
あれの送信元って、どうされていますか？
Gmailを使っている方も、いらっしゃるかもしれません。
しかし、独自ドメインと、送信元ドメインが違う場合、迷惑メールになりやすくなってしまいます。
独自ドメインと送信元ドメイン？
メールフォームには、「送信元」を設定する項目があります。
”どのメールアドレスから、自動返信をするか”という設定です。
例えば、あなたのサロンのホームページが「hogehoge-salon.com」というドメインを持っていて、「info@hogehoge-salon.com」から自動返信メールを送るのは、ドメインが同じなので自然なことです。
けれど、あなたのサロンのホームページが「hogehoge-salon.com」なのに、「hogehoge@gmail.com」から自動返信メールが送られたとき、「なりすまし送信」と判断される場合が多いです。
そういう場合、迷惑メールとして処理されてしまいます。
なので、信用度の証として、送信元メールアドレスと、送信元ドメインを揃えておく必要があります。
これが、独自ドメインでメールを送信するメリットです。
独自ドメインでも、迷惑メール扱いになる場合
少し複雑な話となりますが、これについても触れないわけにはいかないので、できるだけわかりやすく解説をしていきます。
最近は、「独自ドメインメールだから安心」というわけではない事例が多くなってきています。
それは、あなたのお手元に届いているメールマガジンや迷惑メールを見ても感じることかもしれませんが、メールって大量に送信されていますよね。
そうすると、「どれが重要なのか」という判断に困りますよね。
だから、サーバーやGmail側が「これは迷惑メールですよ」というフィルタを強化して、本当に大切なメールだけがきちんと届く処理を強化しているんです。
以下の場合は、独自ドメインメールなのに迷惑メールに入ってしまうケースがあります
独自ドメイン自体が、スパム扱いされてしまっている
最近は、独自ドメインメールを含め、メールアドレス全体的に「迷惑メールなんじゃないの？」という疑いから入っています。
そんなときに「このドメインから送信されているメールは、大丈夫ですよ」という証明をする必要があります。
それが、SPFレコードの設定というものです。
多くの場合、サーバー側がそういった機能をつけてくれているので、サーバーのSPFレコード設定という項目を調べるか、最寄りの業者さんに相談してみてください。
同じサーバーの別の業者が迷惑行為をしている
多くのサロンさんが、ロリポップなどのサーバーを利用しています。
ロリポップなどのサーバーが安い理由は、「共用サーバー」という方式だからです。
つまり、１つのサーバーに複数のユーザーが割り当てられていて、アパートのように同じ建物に複数の人間が住んでいる状態です。
例えば実際のアパートを想定してみてください。
あなたは、毎日慎ましやかに暮らしていたとしても、お隣さんが毎晩、大音響の音楽を窓を開けたまま流していたら、「あのアパートに住んでいる人って、マナーが悪い」と言われますよね。
自分は何もしていないにも関わらず。
共用サーバーも、同じことが言えます。
同居している別の全く関係のない人が、そこから大量にメールを配信していたりすると、「このサーバーからのメールは怪しい」と、一括して迷惑メール扱いになることがあります。
もちろん、対策方法はあることはありますが、ここでは共用サーバーだと何もしていなくても独自ドメインメールが迷惑メール扱いになってしまうことがあるという点だけ、気に留めていただければと思います。
お客様からのメールが届かなくなる”その前”に
さて、この記事のタイトルは「お客様からのメールが届かなくなる”その前”に」です。こちらについて触れていきます。
サロン運営をしている中で、お客様からのメールが届かなくなるケースは、大きく分けて以下の３通りです。
今回は「途中から、突然メールが届かなくなった」というケースを考えたいと思います。
このリストの中で、メールの設定自体が間違っている場合は、運用を始めればすぐにわかることなのでここでは省略します。
また、お客様にメールが届いていない場合は、迷惑メールになってしまっている可能性があるので、こちらについては最寄りの業者さんに相談してみましょう。
今回、詳しく解説したいのは、「何らかのサーバートラブルでメールが届かなくなった」というケースについてです。
いくつか、この事例の相談をいただいたので、ブログの方でも解説させていただきます。
サーバートラブルでメールが届かなくなる場合
サーバーのトラブルはいくつかの可能性が考えられます。
その全てを紹介するのは困難なので、今回は事例として多い１点だけ、ご紹介させていただきます。
ぼくのところに相談いただくトラブルのほとんどの場合が、サーバーのメール容量がいっぱいになっていることが原因です。
初歩的な問題と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、気づかないうちにじわじわと蓄積される問題なので、「ある日突然」感が強い問題の１つです。
ご契約されているサーバーには、「メールの保存容量の上限」が存在しています。
例えば、ロリポップなら2GBが保存容量の上限です。
メールの保存容量というのは、例えば、お近くの赤いポストをイメージしてみてください。
ポストは、毎日決まった時間に郵便屋さんが抜き出して、届けてくれるから、溢れることはありません。
けれど、郵便屋さんが１週間お休みをしたとしたら、ポストは郵便物でパンパンになって、投函することができなくなります。
そうすると、「あなたのところにメールを送りたいのに、メールが送れない」という状態が生まれます。
そのポストに入る手紙の数と、
サーバーのメール容量の上限は、ほとんど同じ意味です。
サーバーのメール容量がいっぱいになったら、メールを届けることができなくなります。
そんなときは、以下のようなエラーメールが、送信者さんに元に自動返信されます。
サーバーにメールのコピーを残すかどうか
サーバーのメール容量がいっぱいになってしまう原因のほとんどは、「サーバーにメールのコピーを残す」にチェックを入れていることが原因です。
Gmailを含めた、お手元のメールソフトの設定画面には、サーバーにメールのコピーを残すかどうかのチェックボックスが存在します。
ここにチェックを入れているということは、サーバーからメールが消えずにたまり続けることになるので、いつかメールが溢れてしまいます。
サーバーにメールを残したほうがいい場合
そう考えると、「サーバーからメールを削除しておいたほうが、絶対いいんじゃないの？」と思われるかもしれません。
それでも、サーバーにメールを残すかどうかの選択肢があるということは、意味があるからなんです。
どんな時に、サーバーにメールを残したほうがいいのか。
それは、複数人や、複数の環境で、同じメールをチェックしたい時です。
難しい話をすると、IMAP方式とか、クラウドサービスとか、色々あるんですが、
ぼくのところに相談いただく多くのケースでは、
「パソコンでも、スマートフォンでも、同じメールを見たい。けれど、Gmailとかは使いたくない」
というものでした。
ご存知の方もいらっしゃるかとは思いますが、Gmailを使えば、複数環境で同じメールを見ることができます。
しかし、時々、Gmailではなく、スマホはスマホのメールアプリを使いたい。パソコンはパソコンのメールアプリを使いたい。
とうケースが存在します。
そういう時、どこかの端末でメールを受信した時に、サーバーから自動的にメールを消してしまうと、別の端末で受信しようとしたとき、すでにサーバーに存在しないから受信できなくなっちゃうんですね。
それを避けるために、サーバーにコピーを残すことは、現実の運用として考えられることです。
では、そういった場合はどうするのがいいか。
複数の選択肢がありますが、例えば、全ての端末でメールを受信し終わったら、過去30日以上経っているメールは、サーバーから定期的に全削除するなどの処理が必要となります。
・・・結構、面倒臭いですよね。
やはり、一番管理が楽なのは、Gmailなどのクラウドを使ってメールを管理し、そこに保存したらすぐにサーバーからはメールを削除する方式だと思います。
今回、メールの受信ができなくなってお困りのサロン様からご相談をいただいたので、メールの運用について少し書かせていただきました。