ヒーリングソリューションズ

IMAPでメールを受信するときに、
一番上の受信トレイのフォルダが取得できなかったら

お店のメールアドレスを、Gmailではなく、

ロリポップなどのレンタルサーバーで契約している方もいると思います。

 

例えば、「独自ドメインメールを使いたい」という場合は、

サーバーにメール設定をして、それを手元で読み込めるようにしたりします。

 

この時に、設定などで時々わからなくなる部分を、

できるだけわかりやすく解説していきます。

 

Gmailと独自ドメインメールの違い

まず、「Gmail」というものが、市民権を得ているので、GmailはGmailなんですが

分類としては、「フリーメール」と呼ばれるものの1つです。

無料で、(ほぼ)誰でも気軽に取得できるメールです。

フリーメールは、無料なので、Googleなどの企業がサービスを停止するまでは、

アカウントを残し続けておくことができます。

 

一方、

昔、インターネット接続をするために、@niftyやso-netや、yahooBB! などを契約した方なら

メールアドレスが1つ以上ついてきたことを覚えているかもしれません。

これらは、「プロバイダメール」と言って、インターネット接続をするために支払っているお金の中に

メールアドレスがプレゼントされている状態です。

これらは、プロバイダ契約とセットなので、インターネット契約を解除したら、同時にメールアドレスもなくなります。

 

そして、もう一つは、「独自ドメインメール」です。

これは、あなたのお店のドメイン名で、メールをやりとりすることができるものです。

自分の名前(ドメイン)が入っているので、信用に繋がりやすいですし

ホームページのサーバー契約をしているうちは、使い続けることができます。

 

また、独自ドメインメールの最大の特徴は、

ドメイン使用料さえ払っておけば、サーバーは変える事が出来るという事です。

 

例えば、会社の規模が大きくなって、

ホームページのアクセスが膨大になって、

「これは、いよいよ、もっと強力なサーバーに引越しをするか!」

となった時、

サーバーだけを変えて、ドメインは残す事が出来るので

お客様とのやりとりは、そのまま同じメールでやりとりする事ができます。

 

お店や事業を経営する場合は、独自ドメインメールで運用するのがおすすめです。

 

各種メールの違い

 Gmail(フリーメール)  プロバイダメール  独自ドメインメール
具体例 アカウント@gmail.com など アカウント@●●.ocn.co.jp など info@ドメイン.com など
費用 無料(有料サービスもある) メール自体は無料のことが多いが
ネット回線契約は有料
ドメインとサーバーの両方に
お金がかかる
所有者 Googleのもの プロバイダのもの お金を払っているうちは自分のも
使い勝手 Gmailをそのまま使う分には十分 プロバイダによるけれど
プロバイダのメーラーだけでは不十分なことが多い
どこで使うかを自分で決める
最初の設定は大変だけれど使い勝手は決められる
信用性 Gmailは、まだある方だけれど
他のフリーメールは信用されにくい
プロバイダによるけれど
お仕事で使う分には「なんで?」と思われることもある
自分独自の名前が使えるので
信用されやすい

 

最近、フリーメールが増えてきた事情

とはいえ、

最近は、フリーメールでフットワーク軽くお仕事される方も、増えてきたことは増えてきましたね。

店舗だとしても、Gmailでやりとりをする方もいらっしゃります。

これは、SNSや、メッセージツール(チャットツール)の発展の影響が大きいでしょう。

 

例えば、お客様とメールでやりとりをするよりも、

LINE@を使って気軽にチャットした方が、スピードも速いし親近感も伝わります。

Facebookのメッセンジャーだけでお仕事をしている方もいるでしょう。

 

そうなると、メールアドレスそのものが必要なくなってくる。

それなら、フリーメールで十分というのは、もっともな意見だし、時代の流れでもあるなぁと感じます。

 

 メール LINEなどのチャット系
具体例 Gmailや、独自ドメインメール
など
LINE
Facebookメッセンジャー
Slack
チャットワーク
など
費用 無料メールから、有料まである
ドメイン代:年間1500円 くらい〜
サーバー代:月間300円 くらい〜
基本的には無料
Slackなどのビジネスツールは
1アカウント600円程度かかることも
フットワーク 少し重い
固い印象
軽い
気軽な印象
仕事での使いやすさ 契約内容の確認などには向いている
ビジネス的なやりとりはこちらが多い
短文メッセージが多くなるので
大事なメッセージを遡って探しにくい
(ノート機能などでカバーする必要がある)

 

 

今回の記事では、この中でも、

ビジネス的な信用度がある独自ドメインメールの設定に関わる注意点などを触れて行きます。

 

サーバー側も、かなり親切なマニュアルを用意してくれているので

少しパソコンを触ったことがある方なら、設定自体は問題なく出来るのですが

ちょっとイレギュラーなことが発生すると、設定でつまづかれる方が多いのも事実。

 

今回、お客様からご相談いただいたのですが、

僕も困ってしまった部分と、その解決策をご紹介します。

 

 

ここからは、メールの初期設定は自分でなんとか出来る
というスキルの方を対象に書いて行きます。
難しいと感じた場合は、離脱してください。

 

POP接続と、IMAP接続の違い

まずは、簡単にメールの受信設定のおさらいです。

メールの受信方式には、2つの種類があります。

このどちらかの接続を使って、お手元のメールソフトを設定するはずです。

 

ここからは、わかりやすいようにダムの水に例えてみます
ただ、実際にはメールをサーバーに残したり、もう少し高度な設定が可能です
水に例えることで、逆にわかりにくかったらすみません(汗

 

メールの1通1通が、バケツに入った水だとすると、

そのバケツの水は、サーバーというダムにどんどん溜まって行きます。

 

その水をどうするか、2つの方法があります。

 

POP接続

これは、ダムから水を自分の手元に引き込んで、

手元に水を貯めるものです。

メールとしては、サーバーから直接メールを手元に引き出すもの。

 

手元にデータがあるので、サーバーが止まったりしても、メールは消えません。

水に例えると、手元に水があるので、ダムにトラブルがあったとしても、貯めた水は手元に残ります。

 

問題になるのは、「この水はみんなで使おうね」と、言っていたとき。

他の人が、ダムに行っても、あなたのところに水が流れ込んでいるので、

他の人には、水が供給されなくなってしまいます。

 

メールとして、具体的に話すと

「サーバーにコピーを残す」という設定をしていない場合は、

一度受信したら、サーバーからはメールがごっそりなくなってしまいます。

 

他の人も、同じメールアドレスでやりとりしようとしていたとき、

あなたが抜き出した後は、そのメールが他の人は見れないし

他の人が先に抜き出した場合は、あなたはそのメールを見ることができません。

 

また、受信メールのコピーをサーバーに残していたとしても、

送信メールを同期できないというのも、大きなネックポイントです。

 

例えば、旅行に行って、仕事先の別のパソコンで、送信したやりとりを見たいと思ったとき

それがサーバーの中には残っていないので、どんなやりとりだったか、片方しか見ることができません。

 

 

IMAP接続

これは、ダムの水に例えるなら、

「ダムにどのくらいの水が入っているか、ダムまで見にいく」というものです。

つまり、ダムの中の水は、溜まり続けるままです。

 

この方法なら、他の人がダムに行っても、水はそこにあるので、

同じものを見ることができます。

 

メールとして、具体的には、

何人かのプロジェクトで、共同のメールアドレスを使っている場合。

あるいは、外出先などで、別の端末でメールを見たい場合。

 

サーバーの中に、メールそのものが残っているので

どのひとも、どの端末でも、同じものを見ることができるというのが、メリットとなります。

 

問題になるのは、メールが溜まり続けるので、サーバーの容量がいっぱいになったら、

メールが届かなくなるということ。

 

ダムの水が溜まり続けるので、ダムの水がいっぱいになったら、それ以上水を入れることができません。

バケツを持ってきた人には、水を入れずに帰っていただくことになります。

 

メールの具体例に戻ると、

「サーバーがいっぱいなので、メールをお届けできませんでした」

というエラーメールが、送信者に返ることになります。

 

最近のサーバーは、2GBくらいの容量があり、ダムも大きいので

滅多に、サーバーがいっぱいになるトラブルは起きにくくなりましたが、

それでも数件は、そういったトラブルを見ています。

 

IMAP方式でメールをやりとりする場合は、

溜まったメールアドレスをどう処理するかを考える必要があります。

 

 

IMAP方式では、フォルダの設定が必要な場合がある

今回、ハマったのがこれです。

 

サーバーにある受信メールを、IMAPで見に行ったのに、

受信フォルダの中身を表示することができませんでした。

 

他の、作成した分類ディレクトリは見ることができるのに。

その場合は、受信フォルダの設定に「Inbox」と追記してあげる必要がありました。

 

Outlook 2013/2016でIMAPアカウント追加して
受信フォルダが同期されない問題にはまった・・・

http://univetech.com/outlook-2013でimapアカウント追加して受信フォルダが同期さ-402.html

 

これ、Outlookとか、IMAPに慣れている方なら、すぐに気づくことだと思うのですが、

僕はGsuite(Gmail)ばかり使っていたので、この設定に気づくのがかなり遅れました。

 

ということは、この問題に出くわしている多くの方が、

原因不明なまま、別の方法を選択している可能性も、あるかもしれないと思いました。

 

なので、声を大にして言います。

IMAP接続は、フォルダの購読設定が大事

 

です。

 

POPとIMAPのハイブリッド、
Gmailという選択

 

最後に、「じゃぁ、独自ドメインを使うなら、どうすればいいのよ」というご意見について、

僕の意見をお伝えします。

 

Gmailで管理するのが、いいと思います。

 

これで安心! サロンのメール選びと設定方法

この辺りでも、触れていますが、

Gmailは、Gmailアドレスだけではなく、

独自ドメインメールも、Gmailのインターフェイスを使って、POP接続で受信が可能です。

 

そうすると、

  • POP接続なので、サーバーの容量不足は心配いらない
  • Gmailは、クラウドサービスなので、外出先でも同じ独自ドメインメールを見ることができる

という、POPとIMAPの両方のメリットを享受することができます。

ネックになる部分は、GmailのPOP接続は、少しだけタイムラグがあることです。

ただ、3時間も10時間も遅れるということではないので、

少し待てば、自動的に同期されます。

 

まとめ

チャットツールや、メッセージツールが大普及したとはいえ

まだまだ、お仕事では重宝されるメール。

 

その中でも、お店をされている方は、

独自ドメインメールを使いたいと思っている方も、いらっしゃると思います。

 

その、メールアドレスそのものの比較と、

気をつけるポイントについて、まとめさせていただきました。