サロンのホームページ制作

これで安心! サロンのメール選びと設定方法

お客様からのご予約メールも届く、大切なサロンのメールアドレス。

メールが届かなくなったりしたら大変ですよね・・。

 

僕のところにも、時々メールに関するご相談をいただきます。

相談内容としては、

  • 突然、メールが届かなくなった
  • 送ったはずなのに、お客様からメールが届いていないと言われた
  • 万が一のためにメールのバックアップをしたい
  • ご予約のメールをスマートフォンでも確認したい

こんな内容が多いです。

そこで、サロンのメール設定について、オススメの方法などを交えて、メールについて書いていきます。


 

メールの種類を把握しよう

中には、@(あっと)マークがついていればメールだと捉えている方もいますよね。

それはそれで、間違いではないのですが、大前提を知らずにメール設定をしてしまうことが、そのごのトラブルや設定の複雑化に繋がっていることが多いので、まずはメールの種類について説明します。

キャリアメール

あなたが持っている携帯電話やスマートフォンには、メールアドレスが付いていると思います。

〜〜〜@i.softbank.jp とか

〜〜〜@docomo.ne.jp とか

中には、これをサロンのメールに設定している方もいらっしゃります。

キャリアメールのメリットは、

  • スマートフォンを持つと自動で発行されるので、取得が楽
  • スマートフォンで見るときに非常に便利

というものがありますが、致命的なデメリットがあります。

それは、

お客様のメールを、迷惑メールとして扱うことが多い

というものです。

つまり、お客様がご予約のメールを送ってくれても、サロン側には届いていないということが多いアドレスになります。

迷惑メールになるかどうかは、各キャリアの迷惑メールフィルタによるのですが、初期設定として、多くのPCメールを迷惑メールに入れる設定になっていることがほとんどです。

 

フリーメール

有名なものでいうと、Gmailや、ヤフーメール、hotmailなどです。

これらは、無料ですぐにメールアドレスが発行されるので、取得が非常に楽です。

また、キャリアメールと同様に、取得すると同時に、サーバーも設定されるので、難しい知識が不要です。

メリットが非常に多いメールアドレスになるので、使っているサロンも多いと思います。

 

メリットとしては、

  • 取得と設定が楽
  • 無料で使える
  • いくつも取得することができる
  • メールを閲覧する端末を選ばない(スマートフォンでも簡単に見れる)

デメリットとしては、以下のことが考えられます。

  • フリーメールを禁止しているサービスがある
  • サロンの信用度としては、やや低い
  • メールを抜き出したりする場合に、知識が必要となる
  • ドメインと併用するときに、迷惑メールになりやすい

大きなデメリットとしては、迷惑メールになりやすい ということです。

インターネットはGoogle帝国なので、さすがにGmailは迷惑メールになりにくいようですが、

適切に設定をしないと、Gmailでも迷惑メールになる恐れは十分にありえます。

 

独自ドメインメール

サロンのホームページを持っている方なら、一度はドメインという言葉を聞いたことがあると思います。

このホームページでいうと、healing-solutions.jp が、ドメインです。

info@healing-solutions.jp を、今は便宜上 独自ドメインメールといいます。

通常は「独自ドメインの、メールアカウント」のように表現するケースが多いです

 

この独自ドメインメールには、実はメリットも多いのですが、デメリットの方がフォーカスされます。

先にデメリットをお伝えしておくと、

  • 初心者には設定が面倒
  • サーバーとかの知識が必要になる
  • ドメイン維持費と、サーバー維持費が必要(お金がかかる

という部分です。つまり、有料なのに難しいから敬遠されているものです。

メリットとしては、ある程度好きなように設定を変えられるというものがありますが、

この辺りは、複雑になるのでここでは触れずに、以下の文章の中で触れていきます。

 

メールのメリットデメリット

キャリアメール フリーメール 独自ドメインメール
迷惑メール なりづらい なりやすい ケースによる
受信のしやすさ 迷惑メールに
振り分けることが多い
受信しやすいが、
迷惑メールに
振り分けられることもある
メールソフトによる
料金 携帯代に含まれることが多い 無料 サーバー代とドメイン代が必要
設定 簡単 基本的には簡単 知識が必要

メールの設定、どうすればいいの?

ホームページを持っていて、独自ドメインで運用されている場合は、

基本的には、独自ドメインメールをオススメします。

サロンの信頼度が上がるとか、設定が色々できるという部分以外に、こんなメリットがあります。

 

サイトからのメールが、迷惑メールになりにくい

ホームページに、メールフォームを設置している場合、お客様に自動返信メールが届きます。

また、メールマガジンの仕組みを組んでいる場合も、ホームページからお客様にメールアドレスが届きます。

この自動メールは、「どこから発信されているか」という情報を持っています。

 

Gmailを使っている場合、こんな注意書きを見たことがあるのではないでしょうか。

このメッセージが [迷惑メール] に振り分けられた理由: Google の迷惑メール フィルタが検出したメッセージに類似しています。

このメッセージは次のアドレスから送信されたものではない可能性があります

例えば、サロンの自動返信メールに、Gmailのアドレスを設定している場合で、

サロンのホームページ内の仕組みから、自動返信メールが送信される場合

「あれ? Gmailから送信されていないのに、Gmailのアドレスになってるよ?」と、

不審がられる場合があります。つまり、なりすましメールです。

自分のアドレスから誰かがメールを送信している(なりすましメール)

https://support.google.com/mail/answer/50200?hl=ja

こういった設定も、独自ドメインメールだと修正しやすいというのも、1つのメリットです。

少しだけ難しい話をすると、SPFレコードを設定することで、なりすましメールと判断されるのを回避しやすくなります。

SPFとは?

Sender Policy Frameworkの略で、「このドメインからメールを送ることを証明してるよ」という証明書のようなものです(ざっくりですが・・)

 

でも、今使っているフリーメールもあるし・・

今のメールも残しつつ、慣れたメールソフトでメールを受信したい・・という場合にも、対応は可能です。

僕のところに相談が来る場合、このケースが多いので、以下のように対応しています。

  1. フリーメールは、そのまま利用できるようにする
  2. 独自ドメインメールを取得する
  3. フリーメールのソフトで、独自ドメインのメールを受信できるようにする

つまり、info@healing-solutions.jpのメールアドレスを、Gmailなどで受信できるように設定します。

こうすることで、今まで通りGmailも見れるし、info@healing-solutions.jpに届いたメールも同じ画面で受信することが可能です。

デメリットもある

デメリットとしては、タイムラグが少なからずあることです。

数分〜数十分のタイムラグが発生することがあるので、

お客さまから「いま、メールを送りました」と言われても、メールが届いていないケースがあります。

この辺りの慣れは必要となります。

 

ここまでのまとめ

まず、ここまでの内容をまとめます。

サロンのメールは、基本的には独自ドメインメールをオススメします。

 

けれど、今使っているフリーメールがある場合は、

そのフリーメールを残しつつ、同じ画面で独自ドメインメールを受信できるように設定することをオススメしています。

この段階で、「難しくて、私には無理」と感じられた方は、先を読み進めるのではなく、一度ご相談ください。

 

独自ドメインメールを設定する

サーバーを契約すると、メールの設定方法が書かれているので、マニュアルに沿って独自ドメインメールを取得します。

例えば、ロリポップの場合はこちらにマニュアルがあります。

ロリポップ > メールアドレス作成
https://lolipop.jp/manual/user/doku-mailsett/

丁寧に説明してあるので、できる方も多いと思いますが、それでも難しいと感じたら、最寄りのホームページ制作業者さんに相談してみてください。

 

独自ドメインメールを、手元のメールソフトなどで読み込めるようにする

ここは、少しだけ知識が必要ですが、こちらもマニュアルが用意されているので、参考にしてみてください。

ロリポップ > 各種メールソフトの設定方法
https://lolipop.jp/manual/mail/mail-set/

ロリポップ > 各種メールソフトの設定方法 > Gmail
https://lolipop.jp/manual/mail/gmail/

この部分は、難しくはなりますが、少し踏み込んでご説明しますね。

まず、普通の手紙をイメージしてみてください。

手紙を出す時、どこに出すでしょうか?

郵便ポストや、郵便局に持ち込んむことが多いと思います。

 

郵便局には、たくさんのメールが集まりますね。

この郵便局のような機能を「メールサーバー」といいます。

メールサーバーを用意しないと、手紙はいつまでたってもあなたの手元にあって、相手には届きません。

 

この「メールサーバー」の住所を確認しましょう。

多くの場合は、POPサーバーという名前で調べられます。

 

例えば、ロリポップのPOPサーバーであれば、pop3.lolipop.jp などがそれにあたります。

Gmailなどのフリーメールソフトで、このロリポップなどのメールサーバーにある情報を取得すれば、

Gmailなのに、独自ドメインメールを読み込むことができるようになります。

 

イメージとしては、県外の郵便局に、「こちらの住所に転送してください」とお願いするイメージです。

実際には、サーバーにメールを残すか、メールを消すかは、設定で選べます

 

これで、フリーメールを活用しながら、独自ドメインメールを読み込むことが可能になります。

繰り返しになりますが、このあたりは、難しいと感じたらホームページ制作業者などの詳しい方に相談してくださいね。

 

メールのバックアップを取りたい

Gmailなどのクラウドサービスを利用しているのであれば、それ自体が保護されている場所になるので、手元に全て置いておくよりもはるかに安全であることが多いです。

逆に、手元のパソコンの方を信用しすぎないほうが、今の世の中は理にかなっていると思います。

ただ、メールを手元にも残しておきたい というお気持ちは、わかります。

この場合は、2通りの方法があります。

1つは、上記のメールサーバーの接続を、手元のパソコンのメールソフトで行う方法です。

ロリポップ > Windows10メールの設定
https://lolipop.jp/manual/mail/w-windows10mail/

 

もう一つは、FTPなどのサーバーに接続するソフトを使って、メールフォルダを全てダウンロードする方法です。

ただ、こちらの方法は、対応できるサーバーとできないサーバーがありますし、同期という観点からいうとオススメはできませんが、技術としては可能なケースもあるので、念のため書いておきます。

実際に、僕がサーバーの設定を変えたり、引越しをするときはこの方法をとることもあります。

 


スマートフォンでもサロンの予約メールを確認したい

ご予約いただいたメールを、外出中などでも確認したいというサロンも多いと思います。

多くのサロンオーナー様が、Gmailや独自ドメインメールからスマートフォンのメールアドレスに転送をかけていますが、この方法はオススメしません。

理由としては、やり取りの履歴が見れないからです。

お客様から送られてきたメールは、転送されてスマートフォンでも見れますが、

それに対してどんな返信をしたかというのは、転送されないため、スマートフォンでは見ることができません。

 

どんなやりとりをしたか、という情報はサロン運営にとってかなり重要となります。

また、送信履歴がないため「返信したかな・・?」と不安になり、スマートフォンから二重に返信をしてしまうケースもあります。

 

スマートフォンでもサロンの予約メールを確認したい場合は、転送するのではなく、サーバーを見に行くようにしましょう。

 

例えば、スマートフォンのGmailアプリを使えば、上記で設定したGmailで独自ドメインのメールが見れる方法で、受信も送信も両方確認することができるはずです。

 

大切なメールが迷惑メールに入らないために

最後に、迷惑メールフォルダのお話をして終わります。

Gmailをオススメしたとき、
使わない理由として「迷惑メールに振り分けられるのが嫌」と言われることがあります。

それは、人気のレストランに行くときに、「満員で入れないかもしれないから、嫌」というのと似ています。

事前に予約をしておけば、スムーズに入れて美味しい食事ができるのです。

 

Gmailの迷惑メールも同じで、「このメールは、迷惑じゃないよ」という設定をしておけば、迷惑メールフォルダに振り分けられずにすみます。

例えば、サロンに届くお問い合わせフォームからのメールには、同じ文章が入っていたりしますよね。

件名には、「お問い合わせフォームより」とか。

このフレーズが入っているワードは、すべて迷惑メールフォルダに入れないようにするという設定が可能です。

Gmailのフィルタを活用する

例えば、お手元に届くメールには、こういった「ご予約フォームから」などの件名が自動挿入されていると思います。

お客様が、個別に自由にメールを送信してくる場合は、ぜひ、ご予約フォームの設置をしてください。

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この場合、件名に「ご予約フォームから」という言葉が入って入れば、予約メールなので迷惑メールに入れたくないということになります。

 

今度は、Gmailを「ご予約フォームから」で検索してみます。

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こんな感じで、ご予約メールがズラリとならびます。

この画面で、検索まどの右の▼マークをクリックします。

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すると、検索した言葉でフィルタリングする画面が表示されます。

「含む」の部分に、該当する単語が入っているのを確認して、右下の「フィルタを作成」をクリックします。

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「迷惑メールにしない」にチェックを入れてフィルタを作成することで、大切なメールが迷惑メールに入るのを防ぐことができます。

また、過去のメールも全てに適用したい場合は、「一致するスレッドにもフィルタを適用」をチェックします。

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まとめ

長くなってしまいましたが、サロンにとって大切なお客様からのメール。

確実にお手元に届くように、適切に設定できるといいですね。

 

わからない場合は、ぜひお近くのホームページ制作業者さんなどに相談してみましょう。

 

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